Als een debiteur ondanks meerdere aanmaningen nog steeds niet betaalt, kan een incassoprocedure worden opgestart. De rechter beslist dan wat uw debiteur uiteindelijk moet betalen. Dit wordt vastgelegd in een vonnis waarmee u de debiteur, als deze dan nog steeds niet heeft betaald, via de deurwaarder en eventueel beslag kunt dwingen tot betaling. De procedure om zo’n vonnis te verkrijgen verloopt als volgt:
Een incassoprocedure start met een dagvaarding. In de dagvaarding staat welke vordering u als schuldeiser heeft op de debiteur (gedaagde). Ook wordt uiteengezet wat het voortraject is geweest, wanneer de debiteur al is aangeschreven, of er verweer is gevoerd tegen de vordering, et cetera. Naast de hoofdsom (bijv. de openstaande factuur of facturen) worden ook de rente en buitengerechtelijke kosten en proceskosten gevorderd.
Uw debiteur mag op deze dagvaarding reageren. In de dagvaarding staat een datum genoemd waarop uw debiteur uiterlijk aan de rechtbank moet laten weten of hij verweer gaat voeren of niet. Gaat het om een procedure bij de kantonrechter dan mag de debiteur zelf verweer voeren. Een advocaat (of gemachtigde) is niet verplicht. Loopt de procedure bij de rechtbank (handelskamer/civiel recht) dan moet de debiteur wel een advocaat inschakelen om namens hem verweer te voeren.
Meestal wordt het verweer schriftelijk gevoerd. De gedaagde partij geeft in dat stuk, conclusie van antwoord genoemd, aan waarom hij vindt dat de vordering niet of maar gedeeltelijk betaald hoeft te worden.
Vaak volgt na de conclusie van antwoord een mondelinge behandeling. Dat is een zitting waar de rechter met u als eisende partij en gedaagde partij (en hun eventuele advocaten) de vordering en het verweer bespreekt. De rechter stelt vragen en partijen krijgen de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. Meestal bekijkt de rechter ook of het mogelijk is dat partijen alsnog een regeling met elkaar treffen. Als dat lukt, wordt die afspraak vastgelegd in een proces-verbaal en is daarmee de procedure klaar. Mochten de afspraken dan toch niet nageleefd worden, dan kan de andere partij een deurwaarder met het proces-verbaal op pad sturen om alsnog nakoming af te dwingen.
Als er geen schikking wordt bereikt tijdens de mondelinge behandeling kan de rechter beslissen dat er een tweede schriftelijke ronde volgt. Dit kan overigens ook zonder dat er eerst een zitting is geweest. Eerst mag u als eisende partij een conclusie van repliek indienen op de conclusie van antwoord van de gedaagde. Daarna is de gedaagde partij aan de beurt, die met een conclusie van dupliek dan weer reageert op uw conclusie van repliek.
Een procedure wordt afgesloten met een vonnis. Meestal volgt na een mondelinge behandeling of na de conclusie van dupliek een eindvonnis. Maar ook een tussenvonnis is mogelijk, als bijvoorbeeld een bewijsopdracht wordt gegeven. De meeste eindvonnissen zijn ‘ uitvoerbaar bij voorraad’. Dat staat dan letterlijk bij het eind van het vonnis vermeld. Uitvoerbaar bij voorraad betekent dat het vonnis direct ten uitvoer kan worden gelegd, ook al stelt de andere partij hoger beroep of verzet in.
Bent u het niet eens met het vonnis van de rechtbank dan kunt u in hoger beroep. Hoger beroep houdt in dat het Gerechtshof gevraagd wordt opnieuw naar de hele zaak te kijken en daar een oordeel over te vellen. Voorwaarde om in hoger beroep te kunnen is wel dat het bedrag dat u vordert hoog genoeg is. rden gelegd, ook al stelt de andere partij hoger beroep of verzet in.
Als de gedaagde partij helemaal niet heeft gereageerd, volgt na de dagvaarding een verstekvonnis. Als de schuldenaar die met dat verstekvonnis wordt geconfronteerd het er dan toch niet mee eens is, kan hij binnen 4 weken in verzet.